Frequent verzuim en de rol van de leidinggevende

Het komt voor dat sommige medewerkers zich vaker dan gemiddeld kortdurend ziek melden, wat een signaal kan zijn dat er onderliggende problemen spelen. Als leidinggevende is het belangrijk om hier alert op te zijn en tijdig het gesprek aan te gaan. 

Veel organisaties hanteren frequent verzuimgesprekken om dit aan te pakken. Gemiddeld meldt een medewerker zich ongeveer één keer per jaar ziek. Bij drie of meer ziekmeldingen spreken we van bovengemiddeld frequent verzuim, maar er zijn ook medewerkers die zeven keer of vaker per jaar ziek zijn. Het valt vaak op dat medewerkers die uiteindelijk langdurig verzuimen zich voorafgaand aan het langdurige verzuim vaak kortdurend ziek hebben gemeld.

Blijf in gesprek met elkaar

Door op tijd in gesprek te gaan bij frequent verzuim, kan langdurig verzuim worden voorkomen. Het is daarom essentieel om altijd het gesprek aan te gaan en te ontdekken wat er aan de hand is. Daarnaast is het belangrijk om andere signalen van mogelijke problemen te bespreken en samen met de medewerker naar oplossingen te zoeken. Het stimuleren van de verantwoordelijkheid van de medewerker (eigen regie) is hierbij van groot belang. Als de medewerker geen directe oplossingen weet, is het verstandig om een vervolgafspraak te maken. Bij concrete afspraken is het raadzaam om af te spreken wanneer er een evaluatiemoment plaatsvindt. Blijf voortdurend met elkaar in gesprek!

Herkennen van de signalen

Het herkennen van vroege signalen van verzuim is een waardevolle vaardigheid voor leidinggevenden. Vaak zijn er al tekenen dat er iets aan de hand is voordat een medewerker zich daadwerkelijk ziekmeldt. Door deze signalen te herkennen en erover te praten met de medewerker, kan verzuim mogelijk worden voorkomen. Enkele voorbeelden van signalen zijn onder andere wanneer een medewerker fysieke of psychische klachten meldt, wanneer collega's aangeven dat het niet goed gaat met een collega, wanneer er problemen zijn in het privéleven van de medewerker, wanneer de medewerker er vermoeid en/of verwaarloosd uitziet, wanneer de medewerker kortaf, angstig, prikkelbaar, stil of besluiteloos reageert, en wanneer het gedrag verandert, zoals slechtere prestaties, minder goede omgang met collega's, problemen met klanten of herhaaldelijk te laat komen.

Tips om ziekteverzuim te voorkomen

Om verzuim te verminderen en het werkplezier en de bevlogenheid van medewerkers te vergroten, hebben we een aantal tips voor leidinggevenden:

1. Bespreek het verzuim en bekijk een overzicht van de verzuimmeldingen. Let hierbij op de wettelijke grenzen van wat wel en niet gevraagd mag worden (AVG).
2. Benadruk het belang van aanwezigheid en betrokkenheid voor het bedrijf.
3. Ga niet in discussie over diagnoses en klachten, maar toon begrip. Zoek samen naar oplossingen en maak afspraken over de opvolging.
4. Evalueer frequent verzuim niet na elke melding, omdat dit vaak resulteert in een niet-zinvolle discussie over details van de laatste melding. Het is beter om na een vooraf afgesproken periode te evalueren.
5. Onderzoek of er sprake is van een verzuimcultuur en werkproblemen, zoals werkdruk of slecht georganiseerd werk.
6. Bespreek frequent verzuim ook tijdens het werkoverleg, inclusief de mogelijke oorzaken en aanpak. Toon waardering wanneer het frequent verzuim daalt.
7. Schakel indien nodig de arbodienst in als er medische oorzaken worden geclaimd en je daar geen zicht op hebt.
8. Benadruk werkplezier en bevlogenheid door te focussen op wat uw werknemers energie geeft (hoe doe je dit? Volg de training Werkdruk de baas over het vinden van energie- en hulpbronnen om te leren omgaan met werkdruk en stress te voorkomen).

Een essentiële aanpak om frequent verzuim te verminderen, is door regelmatig en tijdig het gesprek aan te gaan met medewerkers die vaak ziek zijn. Tijdens een frequent verzuimgesprek kunt u samen met de medewerker zoeken naar mogelijkheden om het verzuim te verminderen. Door open communicatie en betrokkenheid kunnen leidinggevenden een belangrijke rol spelen in het voorkomen van langdurig verzuim en het bevorderen van een gezonde en productieve werkomgeving.

Training Verzuimgesprekken voeren

Voor leidinggevenden is er een online training beschikbaar: 'Meester in het Verzuimgesprek'. In deze training leer je de balans vinden tussen resultaatgerichtheid, waarbij je de medewerker weer aan het werk wilt krijgen, en relatiegerichtheid, waarbij je aandacht hebt voor de mens achter het verzuim. Deze training is specifiek ontworpen om leidinggevenden te ondersteunen bij het effectief voeren van verzuimgesprekken. Een gratis proefversie regel je hier.